Malausma (KEMENAG)– Dalam upaya meningkatkan tertib administrasi dan memudahkan penelusuran dokumen pencatatan pernikahan, Emas Siti Maskinah, S.Sos., dan Euis Rohmawati, S.Sos.I melaksanakan kegiatan perapian arsip Akta Nikah dan dokumen Model N di Kantor Urusan Agama (KUA) Kecamatan Malausma, Rabu (14/10/2026).
Kegiatan tersebut dilakukan melalui penataan dan pengelompokan dokumen berdasarkan tanggal serta tahun pencatatan pernikahan. Dokumen yang telah dikelompokkan kemudian dimasukkan ke dalam box file sesuai klasifikasi agar tersimpan secara teratur, mudah ditemukan, dan dapat ditelusuri kembali ketika diperlukan.
Penataan arsip ini menjadi bagian penting dari upaya menjaga kerapian administrasi pencatatan nikah. Selain membantu petugas dalam mengelola dokumen, pengarsipan yang sistematis juga mendukung pelayanan kepada masyarakat, khususnya ketika diperlukan penelusuran data pernikahan akibat kehilangan dokumen atau adanya dugaan kesalahan penulisan pada dokumen yang diterbitkan.
Emas menjelaskan bahwa perapian arsip bukan sekadar menata dokumen agar terlihat rapi, melainkan juga memastikan setiap berkas tersimpan sesuai dengan klasifikasi yang telah ditentukan.
“Penataan arsip Akta Nikah dan Model N ini sangat penting untuk mendukung kelancaran administrasi di KUA. Dokumen kami kelompokkan berdasarkan tanggal dan tahun pencatatan, kemudian disimpan dalam box file yang sesuai. Dengan demikian, ketika suatu saat diperlukan, petugas dapat lebih mudah menemukan dan memeriksa kembali dokumen yang bersangkutan,” ujar Emas.
Menurutnya, kerapian arsip memiliki manfaat langsung bagi masyarakat. Ketika ada warga yang membutuhkan penelusuran data pernikahan, petugas dapat melakukan pemeriksaan terhadap dokumen yang tersimpan tanpa harus mencari berkas satu per satu secara acak.
“Harapan kami, melalui penataan yang teratur ini, pelayanan kepada masyarakat dapat menjadi lebih cepat, tertib, dan tepat. Arsip yang terkelola dengan baik akan membantu petugas memberikan informasi berdasarkan dokumen pencatatan yang tersedia, sehingga masyarakat memperoleh pelayanan yang lebih mudah dan jelas,” tambahnya.
Senada dengan hal tersebut, Euis menegaskan bahwa ketelitian dalam mengelompokkan dan menyimpan dokumen merupakan hal yang tidak boleh diabaikan. Setiap arsip harus ditempatkan sesuai dengan klasifikasinya agar tidak tertukar dan tetap mudah ditemukan ketika dibutuhkan.
“Dalam pengarsipan, ketelitian menjadi hal yang utama. Dokumen harus disusun berdasarkan tanggal dan tahun, lalu dimasukkan ke dalam box file yang sesuai. Jika suatu saat ada masyarakat yang kehilangan Buku Nikah atau membutuhkan pemeriksaan data karena terdapat perbedaan penulisan, arsip register dapat menjadi salah satu dokumen yang ditelusuri untuk membantu proses pengecekan,” ungkap Euis.
Ia juga menjelaskan bahwa pemeriksaan terhadap register harus dilakukan secara cermat agar informasi yang disampaikan kepada masyarakat sesuai dengan data pencatatan yang tersimpan. Apabila ditemukan perbedaan atau kesalahan penulisan, penanganannya tetap harus mengikuti prosedur dan ketentuan yang berlaku.
“Bagi kami, arsip bukan hanya dokumen yang disimpan, tetapi juga bagian dari tanggung jawab pelayanan. Karena itu, dokumen harus dijaga, ditata dengan baik, dan dipastikan dapat ditemukan kembali saat diperlukan. Dengan administrasi yang tertib, kami berharap masyarakat semakin mudah mendapatkan pelayanan terkait pencatatan pernikahan,” lanjutnya.
Melalui kegiatan ini, KUA Kecamatan Malausma diharapkan terus memperkuat tata kelola administrasi pencatatan pernikahan yang rapi, teliti, dan mudah ditelusuri. Dengan arsip yang terorganisasi dengan baik, petugas dapat bekerja lebih efektif sekaligus mendukung pelayanan yang responsif terhadap kebutuhan masyarakat.
Kontributor: Alif Sinta
Komentar